阿里邮箱&钉钉对接：钉邮统一通讯录同步流程说明

目的

解决阿里邮箱&钉钉企业用户在组织架构管理上的痛点: 阿里邮箱&钉钉企业组织架构不一致。

我们是怎么解决的？也即统一通讯录同步流程能带来什么？

只需在钉钉OA后台上维护钉钉企业的组织架构（或者通过三方OA保持跟钉钉OA的同步），即可让阿里邮箱的组织架构保持同钉钉一致；

员工的企业邮箱账号信息自动保持同钉钉员工信息一致，例如姓名、工号、职位、手机；

员工可以在手机钉邮上免密码登录自己的企业邮箱账号；

员工入职，在钉钉OA后台上即可分配邮箱账号，阿里邮箱会同步创建账号，保持同钉钉侧一致的部门架构；

员工离职，在钉钉OA后台上操作员工离职，可选择冻结或删除邮箱账号，并在钉邮上踢出企业邮箱账号的登录；

员工换部门，在钉钉OA后台上操作员工换部门，阿里邮箱会同步移动员工企业邮箱账号所在的部门，保持同钉钉侧一致的部门架构；

目标客户群体

适用于想简化企业组织架构管理的客户，细化后就存在两类客户：

阿里邮箱&钉钉企业组织架构一致，但是是客户手工维护的，想简化企业组织架构管理。

阿里邮箱&钉钉企业组织架构不一致，客户想先对齐组织架构，再简化企业组织架构管理。

注意：对于新购买了阿里邮箱，也想简化企业组织架构管理的客户，上面流程同样适用，但需要先在域管上把邮箱账号创建出来，因为同步流程目前暂不支持创建邮箱账号。

同步前须知

1. 同步前，必须确认钉钉企业的顶级部门，是否同阿里邮箱的顶级部门在层级上保持一致。 

如图所示，阿里邮箱的”cegc.com.cn”是顶级部门，钉钉企业的”重庆高速公路集团有限公司”是顶级部门，默认也是强制认为两个顶级部门是对应的（与两个顶级部门名字无关）。但客户在阿里邮箱的顶级部门下建立了”重庆高速公路集团有限公司”，想让该邮箱部门和钉钉顶级部门对应，导致同步不符合预期。

解决办法：手动去掉邮箱侧部门”重庆高速公路集团有限公司”，将其下面的一级子部门，挂在顶级部门”cegc.com.cn”下。

同步过程，不会创建企业邮箱账号，务必在Excel中填写已存在的企业邮箱账号，否则校验不通过。

Excel中修改员工所在部门，不会生效；修改工号、姓名等，生效；

Excel中员工信息，没有企业邮箱账号和手机号码的对应关系，该员工不享有在钉钉上管理企业邮箱账号、企业邮箱账号随该员工钉钉部门架构变化而变化的能力；

上传Excel是个提交操作，并不代表一定同步成功，如果10min都未同步成功，联系九缺进行确认和处理。

同步策略须知

同步过程分为两步：阿里邮箱&钉钉企业的部门同步、阿里邮箱账号&钉钉员工信息同步。

1. 阿里邮箱&钉钉企业的部门同步

部门同步策略：除顶级部门外，同层级同名字的部门，认为是需要建立关联的部门。

举例说明：

邮箱部门：顶级部门 -> 技术部 钉钉部门链：顶级部门  -> 技术部

-> 销售部   -> 销售部

-> 人事部   -> 人事组

  按策略同步后，阿里邮箱&钉钉企业的部门会保持一致，如下：

顶级部门 -> 技术部

-> 销售部

-> 人事部

-> 人事组

  虽然”人事部”和”人事组”对用户的企业而言，是同一部门，里面的人员都一样。但在同步流程中，这是两个部门，所以同步后会同时出现”人事部”和”人事组”。

2. 阿里邮箱账号&钉钉员工信息同步

  员工同步策略：可以选择以钉钉为基准、以邮箱为基准。基准侧的员工所在部门不变化，

非基准侧的员工所在部门会变化，保持同基准侧一致。

举例说明：

1中的”人事部”和”人事组”中的员工，在Excel中均有企业邮箱账号和手机号码的对应关

系，且以钉钉侧为基准。同步结束后，钉钉侧，员工会均在”人事组”这个部门；邮箱侧，

邮箱账号会都被移动到“人事组”。钉钉和邮箱侧，均会存在一个没有任何员工的”人事部”。

这就是同步结束后，很多用户发现，钉钉OA后台上突然多出来了空部门的原因。 

同步后使用须知

同步结束后，钉钉侧多出来的空部门怎么处理？在钉钉OA后台上删掉即可，阿里邮箱侧也会同步删掉(（若该邮箱部门下还存在邮箱账号，则不删除）。

在以后的管理中，员工邮箱账号务必维护在钉钉OA后台员工信息页的“企业邮箱”字段，才能确保邮箱账号在邮箱侧的架构，随着钉钉侧架构的变化而变化。

尽量避免在邮箱侧直接手工创建/删除/移动部门，因为走完本次同步流程，之后的同步方向都是单向的（钉钉-->邮箱），只需在钉钉侧操作即可。

   举例说明：

邮箱侧手工创建部门A，然后在钉钉侧创建了同名部门A，（钉钉-->邮箱）同步会失败；

邮箱侧手工删除部门A, 然后在钉钉侧改动了部门A下的员工信息，（钉钉-->邮箱）同步会在邮箱侧把部门A重新创建出来；

邮箱侧手动移动部门A，然后在钉钉侧移动部门A，（钉钉-->邮箱）同步会把邮箱侧的部门重新移动，保持同钉钉一致；

同步操作步骤说明

postmaster邮箱账号登录阿里邮箱域管，步骤2的前提条件；

打开同步操作页面：https://qiye.aliyun.com/admin/adminLinks/goToDingMailContacts ;

钉钉企业主管理员使用手机钉钉扫描二维码，进行身份确认；

注意：必须是目标钉钉企业的主管理员扫码！否则扫码确认后，无法选择目标钉钉企业！

勾选钉钉企业，建立阿里企业邮箱和钉钉企业的绑定关系。如果阿里企业邮箱已经与钉钉企业建立过绑定关系，当前步骤会自动跳过，进入步骤5；

注意：如果勾选的钉钉企业，已经绑定了其他企业邮箱，则会有下图的错误文案提示，解决办法：钉钉OA管理后台 - 工作台 - 企业邮箱 - 解绑

阿里邮箱和钉钉企业的绑定关系建立成功之后，提示页面如下图所示：

下载通讯录Excel，补全Excel中员工的企业邮箱和手机号码；上传Excel进行校验，并根据校验结果，对Excel进行调整；

注意：

同步过程不会参考Excel中的员工部门，所以修改Excel中的员工所在部门，不生效！但允许修改员工姓名、工号等信息；

Excel中，员工的企业邮箱账号，必须是阿里邮箱中已存在的，否则Excel上传过程校验不通过；

Excel中，员工的企业邮箱账号和手机号码，必须一对一对应，多对一会校验失败；

Excel中，企业邮箱账号或手机号码未填写的员工，不对其所在的部门架构进行调整；即该员工数据可校验通过并允许上传，但属于无效数据；

6. 成功上传Excel后，可立即去钉钉OA后台和阿里邮箱域管上查看，确认是否正在同步；

7. 确认部门同步、员工同步是否完成；

a) 确认同步已完成，参考”同步后使用须知”；

b) 确认同步未完成，联系九缺进行排查和处理；

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